1. ¿De dónde nace el concepto de Seis Sigma?
Nació gracias a la empresa Motorola, que tuvo una iniciativa la cual se llamo seis sigma, por quien fue dirigida por el ingeniero Mikel Harry, quien hizo que la organización estudiara la variación de los procesos, para lograr una mejora en éstos.
2. ¿Qué beneficios ha aportado a las empresas?
Ayuda a la reducción o eliminación de aquellas actividades que no le agregan valor al proceso aplicado.
3. ¿Cuáles son las razones por las que ha funcionado?
• Por el liderazgo de la dirección
• Método disciplinado
• Conclusión de proyectos en 3 a 6 meses
• Medición clara del éxito con reconocimientos
• Infraestructura de personal entrenado
• Enfoque al proceso y al cliente
• Aplicación de métodos estadísticos adecuados
4. ¿Qué es Seis Sigma como estrategia?
Es una estrategia de mejora de negocios que busca encontrar y eliminar causas de errores o defectos en los procesos de negocios enfocados a los resultados en los procesos de negocio enfocándose a los resultados que son de importancia critica para el cliente. Es una estrategia de gestión que usa herramientas estadísticas y métodos de proyector para lograr mejoras en calidad.
5. ¿Qué significa el término Sigma?
Sigma es una letra griega σ utilizada en estadística para poder representar desvío-estándar de una distribución. Se recolectan datos y se mide la sigma de algunas características. Cuando el valor de sigma es alto es por que hay mucha variabilidad en el producto, y cuando el valor es bajo, la variabilidad es poca.
6. ¿Por qué es importante tener capacidad de procesos en niveles de Seis Sigma?
para poder saber lo que se debe de realizar en la empresa, para saber administrarla, etc.
7. ¿Cómo se determina la capacidad en sigmas de un proceso?
En un proceso con capacidad de seis sigma significa que mantiene una distancia de seis veces la desviación estándar entre la media del proceso y los limites de especificación.
8. ¿Cuál es la diferencia entre la capacidad a corto y largo plazos?
El tiempo de durabilidad del objeto
9. ¿Cuáles son las diferentes fases consideradas en la metodología de mejora DMAIC?
Definir: seleccionar el problema o situación a ser mejorada para reducir errores.
Medir: diagnostica la situación actual
Analizar: identificar la causa raíz de los defectos
Control: controles para mantener la mejora.
10. ¿Cuáles son las diferentes fases consideradas en la metodología de mejora DMADV?
DEFINIR: metas del proyecto y necesidades del cliente.
MEDIR: identificar necesidades del cliente y especificaciones
ANALIZAR: determinar y evaluar las opciones del diseño o alternativa de innovación
DISEÑAR: desarrollar los procesos y productos para cumplir los requerimientos del cliente.
VERIFICAR: validar y verificar el diseño o innovación.
11. ¿Qué soporte se requiere de la alta direcciónpara apoyar la implantación de Seis Sigma?
Liderazgo comprometido de arriba hacia abajo. Esta metodología implica un cambio en la forma de realizar las operaciones y de tomar decisiones. La estrategia se apoya y compromete desde los niveles más altos de la dirección y la organización.
12. ¿Qué infraestructura organizacional de apoyo se requiere para los proyectos Seis Sigma?
Dirección Comité o consejo de apoyo Gestión de Seis Sigma Gte., Director, Master Black Belt Propietario de proceso Champion, patrocinador.
13. ¿Cuál es el rol de los Champions y de los patrocinadores (sponsors)?
Champions: son representantes de la alta dirección que controlan y asignan recursos para promover mejoras, se involucran en todas las revisiones de proyectos en si área de influencia.
SPONSORS: son líderes que comunican, guían y dirigen el despliegue exitoso de seis sigmas.
14. ¿Cuál es el rol de los dueños de procesos y Máster Black Belts?
DUEÑOS DE PROCESO: coordinan actividades de mejora de proceso y monitorea los avances, trabaja con black belts para los procesos bajo su responsabilidad.
Máster Black Belts: Tienen puestos enfocados a la mejora, con habilidades demostradas como black belt y habilidades de asesoría, instrucción, educación y promoción.
15. ¿Cuál es el rol de los Black Belts y Green Belts?
BLACK BELTS: promotores de proyectos de mejora seis sigma, instructores del personal en la empresa, apoyo al personal en proyectos locales seis sigma, identifica oportunidades de mejora,
Nació gracias a la empresa Motorola, que tuvo una iniciativa la cual se llamo seis sigma, por quien fue dirigida por el ingeniero Mikel Harry, quien hizo que la organización estudiara la variación de los procesos, para lograr una mejora en éstos.
2. ¿Qué beneficios ha aportado a las empresas?
Ayuda a la reducción o eliminación de aquellas actividades que no le agregan valor al proceso aplicado.
3. ¿Cuáles son las razones por las que ha funcionado?
• Por el liderazgo de la dirección
• Método disciplinado
• Conclusión de proyectos en 3 a 6 meses
• Medición clara del éxito con reconocimientos
• Infraestructura de personal entrenado
• Enfoque al proceso y al cliente
• Aplicación de métodos estadísticos adecuados
4. ¿Qué es Seis Sigma como estrategia?
Es una estrategia de mejora de negocios que busca encontrar y eliminar causas de errores o defectos en los procesos de negocios enfocados a los resultados en los procesos de negocio enfocándose a los resultados que son de importancia critica para el cliente. Es una estrategia de gestión que usa herramientas estadísticas y métodos de proyector para lograr mejoras en calidad.
5. ¿Qué significa el término Sigma?
Sigma es una letra griega σ utilizada en estadística para poder representar desvío-estándar de una distribución. Se recolectan datos y se mide la sigma de algunas características. Cuando el valor de sigma es alto es por que hay mucha variabilidad en el producto, y cuando el valor es bajo, la variabilidad es poca.
6. ¿Por qué es importante tener capacidad de procesos en niveles de Seis Sigma?
para poder saber lo que se debe de realizar en la empresa, para saber administrarla, etc.
7. ¿Cómo se determina la capacidad en sigmas de un proceso?
En un proceso con capacidad de seis sigma significa que mantiene una distancia de seis veces la desviación estándar entre la media del proceso y los limites de especificación.
8. ¿Cuál es la diferencia entre la capacidad a corto y largo plazos?
El tiempo de durabilidad del objeto
9. ¿Cuáles son las diferentes fases consideradas en la metodología de mejora DMAIC?
Definir: seleccionar el problema o situación a ser mejorada para reducir errores.
Medir: diagnostica la situación actual
Analizar: identificar la causa raíz de los defectos
Control: controles para mantener la mejora.
10. ¿Cuáles son las diferentes fases consideradas en la metodología de mejora DMADV?
DEFINIR: metas del proyecto y necesidades del cliente.
MEDIR: identificar necesidades del cliente y especificaciones
ANALIZAR: determinar y evaluar las opciones del diseño o alternativa de innovación
DISEÑAR: desarrollar los procesos y productos para cumplir los requerimientos del cliente.
VERIFICAR: validar y verificar el diseño o innovación.
11. ¿Qué soporte se requiere de la alta direcciónpara apoyar la implantación de Seis Sigma?
Liderazgo comprometido de arriba hacia abajo. Esta metodología implica un cambio en la forma de realizar las operaciones y de tomar decisiones. La estrategia se apoya y compromete desde los niveles más altos de la dirección y la organización.
12. ¿Qué infraestructura organizacional de apoyo se requiere para los proyectos Seis Sigma?
Dirección Comité o consejo de apoyo Gestión de Seis Sigma Gte., Director, Master Black Belt Propietario de proceso Champion, patrocinador.
13. ¿Cuál es el rol de los Champions y de los patrocinadores (sponsors)?
Champions: son representantes de la alta dirección que controlan y asignan recursos para promover mejoras, se involucran en todas las revisiones de proyectos en si área de influencia.
SPONSORS: son líderes que comunican, guían y dirigen el despliegue exitoso de seis sigmas.
14. ¿Cuál es el rol de los dueños de procesos y Máster Black Belts?
DUEÑOS DE PROCESO: coordinan actividades de mejora de proceso y monitorea los avances, trabaja con black belts para los procesos bajo su responsabilidad.
Máster Black Belts: Tienen puestos enfocados a la mejora, con habilidades demostradas como black belt y habilidades de asesoría, instrucción, educación y promoción.
15. ¿Cuál es el rol de los Black Belts y Green Belts?
BLACK BELTS: promotores de proyectos de mejora seis sigma, instructores del personal en la empresa, apoyo al personal en proyectos locales seis sigma, identifica oportunidades de mejora,
2. influye y promueve el uso de herramientas muy estrategias seis sigma.
GREEN BELTS: pueden ser black belts en entrenamiento, manejan las herramientas estadísticas y de solución de problemas para los proyectos con impacto financiero y a clientes. Lideres de proyecto en su área.
16. ¿Qué aspectos se deben considerar para que la cultura de la mejora tenga continuidad?
Que la empresa este abierta a nuevos cambios que hay constantemente, a la innovación del producto.
17. ¿Cómo se alinean los proyectos Seis Sigma a las metas organizacionales?
Se debe de ampliar aceptación por los involucrados, simple pero no trivial, seleccionar alcance corto para mostrar beneficios, dentro del control del quipo.
18. ¿Qué características tienen las organizaciones con desempeño bajo, medio y alto en términos de sigmas?
Características de las Organizaciones
o Son sistemas sociales
o Perduran en el tiempo
o Son complejas
o Son dinámicas
o Son innovadoras
o Aplican la división del trabajo
o Son personas jurídicas
o Persiguen la eficiencia
19. ¿De las anteriores donde es mejor implantar Seis Sigma?
En cualquiera porque debido a esto se implementanpuntos específicos.
20. ¿Qué es la planeación estratégica y a que se refiere el FODA (SWOT)?
Planeación estratégica: planeación estratégica: LA planeación es la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes operativos por parte de las empresas u organizaciones, con la intención de alcanzar objetivos y metas planeadas. Estos pueden ser a corto mediano y largo plazo.,
Análisis organizacional de las condiciones internas para evaluar las principales fortalezas y debilidades de la empresa. Las primeras constituyen las fuerzas propulsoras de la organización y facilitan la consecución de los objetivos organizaciones, mientras que las segundas con las limitaciones y fuerzas restrictivas que dificultan o impiden el logro de tales objetivos.
Foda: fuerzas, amenazas, debilidades y oportunidades.
GREEN BELTS: pueden ser black belts en entrenamiento, manejan las herramientas estadísticas y de solución de problemas para los proyectos con impacto financiero y a clientes. Lideres de proyecto en su área.
16. ¿Qué aspectos se deben considerar para que la cultura de la mejora tenga continuidad?
Que la empresa este abierta a nuevos cambios que hay constantemente, a la innovación del producto.
17. ¿Cómo se alinean los proyectos Seis Sigma a las metas organizacionales?
Se debe de ampliar aceptación por los involucrados, simple pero no trivial, seleccionar alcance corto para mostrar beneficios, dentro del control del quipo.
18. ¿Qué características tienen las organizaciones con desempeño bajo, medio y alto en términos de sigmas?
Características de las Organizaciones
o Son sistemas sociales
o Perduran en el tiempo
o Son complejas
o Son dinámicas
o Son innovadoras
o Aplican la división del trabajo
o Son personas jurídicas
o Persiguen la eficiencia
19. ¿De las anteriores donde es mejor implantar Seis Sigma?
En cualquiera porque debido a esto se implementanpuntos específicos.
20. ¿Qué es la planeación estratégica y a que se refiere el FODA (SWOT)?
Planeación estratégica: planeación estratégica: LA planeación es la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes operativos por parte de las empresas u organizaciones, con la intención de alcanzar objetivos y metas planeadas. Estos pueden ser a corto mediano y largo plazo.,
Análisis organizacional de las condiciones internas para evaluar las principales fortalezas y debilidades de la empresa. Las primeras constituyen las fuerzas propulsoras de la organización y facilitan la consecución de los objetivos organizaciones, mientras que las segundas con las limitaciones y fuerzas restrictivas que dificultan o impiden el logro de tales objetivos.
Foda: fuerzas, amenazas, debilidades y oportunidades.
3. 21. ¿Qué son fortalezas y debilidades?
FORTALEZAS: algo en lo que la empresa es buena para hacer. Patentes, experiencia, habilidades, recursos clave, tecnología, posición en el mercado, reputación, etc.
DEBILIDADES: algo que le falta a la empresa o es un condición en la que queda en desventaja. Poco flujo de caja, tecnología obsoleta, altos costos indirectos, sin personal calificado, imagen de mala calidad.
22. ¿qué son amenazas y oportunidades?
AMENAZAS. Situación externa del entorno en relación a los mercados, clientes, industria, reglamentaciones, etc. Que puede afectar negativamente los resultados de la empresa.
OPORTUNIDADES: situaciones ventajosas externas del entorno tales como mercado, económicas u otras que la empresa puede aprovechar para crecer o mejorar su desempeño.
23. ¿Qué es la administración del conocimiento?
Implica la adecuada explotación de datos e información para transformarlos en el conocimiento y entendimiento.
24. ¿Cuáles son los factores que contribuyen a la administración exitosa del conocimiento?
Sabiduría, entendimiento, conocimiento, información, datos.
25. ¿Qué es un sistema y cuáles son sus elementos?
Es el conjunto de elementos los cuales están relacionados entre si, de forma tal que un cambio en un elemento afectando a todos los que están enlazados. Es una estructura u organización donde se muestran claramente las relaciones.
CORRIENTE DE ENTRADA: Se le conoce que los sistemas abiertos para que puedan funcionar, deben importar a través de su corriente de entrada, ciertos recursos del medio, tales como insumos o energía que permiten su funcionamiento y manutención.
PROCESO DE CONVERSION: existe la presencia de un propósito u objetivo, así la energía que importan los sistemas sirve para mover y hacer actuar sus mecanismos particulares con el fin de alcanzar los objetivos para los cuales fueron diseñados.
CORRIENTE DE SALIDA: equivale a la exportación que hace el sistema al medio. Generalmente no existe una sino varias corrientes de salida. Se clasifican en negativas o positivas.
26. ¿Qué es un proceso y cuáles son sus elementos?
Proceso puede ser definido como un conjunto de actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno o más inputs (entradas) los transforma, generando un output (resultado). Las actividades de cualquier organización pueden ser concebidas como integrantes de un proceso determinado. De esta manera, cuando un cliente entra en un comercio para efectuar una compra, cuando se solicita una línea telefónica, un certificado de empadronamiento, o la inscripción de una patente en el registro correspondiente, se están activando procesos cuyos resultados deberán ir encaminados a satisfacer una demanda.
27. ¿Qué es un diagrama de alto nivel SIPOC?
SIPOC es una herramienta que consiste en un diagrama, que permite visualizar al proceso de manera sencilla y general. Este esquema puede ser aplicado a procesos de todos los tamaños y a todos los niveles, incluso a una organización completa.
Ejemplo
28. ¿Qué son los CTQs, KPIV y KPOVs?
Métodos simplificados para encontrar la clave del éxito del proceso.
29. ¿Cómo pueden impactar las relaciones de los grupos impactados (stakeholders) en los resultados?
Con el paso del tiempo, el impacto económico social y medioambiental de las actividades de la organización es un factor importante en la decisión de adquisición de productos y servicios. La influencia de las empresas se ha convertido en un factor preponderante en el avance o retraso de su entorno y de los grupos sociales afectados por su actuación. Dicho entorno y grupos sociales son denominados stakeholders que van adquiriendo una mayor amplitud como producto de la globalización, obligándolo a las empresas a ser un agente de cambio en la generación de valor económico; pero también medioambientales y sociales.
30. ¿Qué tipos de planes se pueden realizar para minimizar la resistencia al cambio de los grupos impactados?
Conocimiento, compromiso, marco normativo, diagnostico, objetivo, plan estratégico, implementación monitoreo, balance social y reconocimiento.
31. ¿Con que métodos se puede escuchar la voz del cliente interno y del externo?
Escuchar su voz e forma proactiva: Se busca la información con el cliente
Investigación de mercados, entrevistas a clientes, encuestas
Identificar las características importantes para el cliente
32. ¿Qué beneficios proporciona la casa de la calidad QFD para escuchar la voz del cliente?
Un método gráfico para expresar las relaciones entre los requerimientos del cliente y las características de diseño, forma la matriz principal. Permite organizar los datos de requerimientos y expectativas del cliente en una forma matricial denominada la casa de la calidad para escuchar al cliente y brindar mejores servicio y productos al cliente.
33. ¿Qué es el benchmarking y de cuantas formas se puede realizar?
Benchmarking es el proceso de mediciones los procesos internos de una organización a continuación la identificación, comprensión y excelente adaptación de las prácticas de otras organizaciones consideradas como las mejores en sus clases.
El benchmarking se puede llevar a cabo tanto en la parte industrial como en la comercial y administrativa pues no se limita a un área en especial.
34. ¿Qué elementos incluye la Gestión de proyectos?
El seguimiento activo es parte fundamental de la Gestión de Proyectos. Se basa en proveer de una adecuada visibilidad a la administración sobre la situación del proyecto, para identificar oportunamente cualquier desviación sobre lo planificado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas, siendo lo ideal preverlas, para actuar antes de que ocurran y así evitarlas o aminorarlas antes de que acontezcan.
• Visibilidad: Hace referencia a la actitud del líder, de cara a estar siempre enterado de cómo va el proyecto y las posibles desviaciones de los parámetros establecidos como metas. Y de los correctivos reguladores de la situación a futuro en diseño, diseñados y/o implementándose.
• Desviaciones: Si hay desviaciones, se deben cuantificar, en función del tiempo, dinero, talentos y recursos, además se debe cuantificar el grado de desviación, para determinar si es posible volver -a futuro- al camino correcto y cómo se lograría y cuánto costaría y se demoraría.
• Frecuencia: Cuanto más rápido se identifique una deficiencia en el proyecto más fácil será enmendarla, por eso se recomiendan análisis y revisiones semanales, para conocer y evaluar el estado del proyecto y regularlo continuamente
• Toma de decisiones: Después de ver en que se falla hay que tomar decisiones, para solventar el problema o desafío, se debe tener cuidado en la identificación de las causas de retraso y/o exceso en costos, pues a veces se esconden detrás de otros: no confundir causas con efectos ni medios con fines...
• Técnicas de seguimiento: Las herramientas más usadas, en la Gestión de Proyectos son evaluaciones, reuniones de petición y rendición de cuentas, revisiones crítico-constructivas afectuosas, reportes, software para planificación, simulación y control, sesiones de tormenta de ideas, etc. Conviene que todo el equipo envíe semanalmente reportes del grado de avance de sus tareas y actividades, de la manera más sencilla y eficaz de entender. Los reportes deben dar fe de: Alcance, Integración, Comunicación, Progreso, Tiempos, Costes, Productividad (calidad, eficiencia y efectividad), Flujo de caja / Rentabilidad, Riesgos, Desafíos/Problemas, Disponibilidad de Talentos y Recursos Materiales entre otros
35. ¿Qué son los costos de calidad?
Son aquéllos incurridos en el diseño, implementación, operación y mantenimiento de los sistemas de calidad de una organización, aquéllos costos de la organización comprometidos en los procesos de mejoramiento continuo de la calidad, y los costos de sistemas, productos y servicios frustrados o que han fracasado al no tener en el mercado el éxito que se esperaba.
Entre ellos existen otros costos los cuales son:
• Costos de prevención.
• Costos de valoración.
• Costos de falla
36. ¿Cuáles son los pasos necesarios para realizar un análisis de costo beneficio en proyectos?
Identifica los beneficios del proyecto.
• Identificar costos de proyecto.
• Expresarlos en montón.
• Determinar la ganancia neta.
37. ¿Cuáles son los principales indicadores utilizados para la justificación financiera de proyectos? de cambio en la generación de valor económico; pero también medioambientales y sociales.
Visión, misión, objetivos, metas, estrategias/tácticas, procesos, políticas, procedimientos, programas, enfoques, niveles, horizonte.
38. ¿Cómo se construye el diagrama PERT y que es un tiempo de holgura?
• Los nodos representan instantes del proyecto. Cada nodo representa el inicio mínimo de las tareas que tienen origen en dicho nodo y el final máximo de las tareas que llegan al mismo.
• Sólo puede haber un nodo inicial y un nodo final.
• La numeración de los nodos es arbitraria, si bien se reserva el número menor para el nodo inicial y el mayor para el nodo final.
• Las flechas representan tareas y se dibujan de manera que representen las relaciones de dependencia entre las tareas.
• No puede haber dos nodos unidos por más de una flecha.
•La Holgura de una actividad, es el tiempo que tiene ésta disponible para, ya sea, atrasarse en su fecha de inicio, o bien alargarse en su tiempo esperado de ejecución, sin que ello provoque retraso alguno en la fecha de término del proyecto.
39. ¿Cómo se determina la ruta crítica (Critical Path) en el diagrama PERT?
A los caminos continuos entre el nodo de inicio y el nodo de término del proyecto, cuyos arcos componentes son todas actividades críticas. Las rutas críticas se nombran por la secuencia de actividades críticas que la componen o bien por la secuencia de nodos por los que atraviesa.
40. ¿Qué es un equipo de trabajo y que beneficios representa para la empresa y sus miembros?
Es un número de personas indeterminado que se organizan para la realización de una determinada tarea y que están relacionadas entre sí, que como consecuencia de esa relación interactúan dentro del mismo equipo para alcanzar los objetivos que se han propuesto alcanzar, reconociendo que se necesitan las unas a las otras para dicho cumplimiento y reconociéndose con identidad propia como equipo. Además estas exigencias hacen que los roles de sus miembros se deban complementar.
Para los individuos
• Se trabaja con menos tensión al compartir los trabajos más duros y difíciles.
• Se comparte la responsabilidad al buscar soluciones desde diferentes puntos de vista.
• Es más gratificante por ser partícipe del trabajo bien hecho.
• Se comparten los incentivos económicos y reconocimientos profesionales.
• Puede influirse mejor en los demás ante las soluciones individuales que cada individuo tenga.
• Se experimenta de forma más positiva la sensación de un trabajo bien hecho.
• Las decisiones que se toman con la participación de todo el equipo tienen mayor aceptación que las decisiones tomadas por un solo individuo.
• Se dispone de más información que cualquiera de sus miembros en forma separada.
• El trabajo en grupo permite distintos puntos de vista a la hora de tomar una decisión. Esto enriquece el trabajo y minimiza las frustraciones.
• Podemos intercambiar opiniones respetando las ideas de los demás:
• Logra una mayor integración entre las personas para poder conocer las aptitudes de los integrantes.
Para las empresas y organizaciones
• Aumenta la calidad del trabajo al tomarse las decisiones por consenso.
• Se fortalece el espíritu colectivista y el compromiso con la organización.
• Se reducen los tiempos en las investigaciones al aportar y discutir en grupo las soluciones.
• Disminuyen los gastos institucionales.
• Existe un mayor conocimiento e información.
• Surgen nuevas formas de abordar un problema.
• Se comprenden mejor las decisiones.
• Son más diversos los puntos de vista.
• Hay una mayor aceptación de las soluciones.
41. ¿Qué estructura se recomienda que tengan las agendas de las reuniones de los equipos?
Objetivo de la reunión, fecha, aviso, invitación, número y capacidad de los participantes, duración, agenda, fecha de la siguiente reunión.
42. ¿Qué es la resistencia al cambio y por qué aparece?
Es desconcertarse por la gran cantidad de formas que adopta, se manifiesta en huelgas, menor productividad, trabajo defectuoso e incluso sabotaje, demoras y ausentismo mayores, solicitudes de traslados, renuncias, pérdida de motivación, moral más baja y tasas de accidentes o errores más altas.
43. ¿Qué características tienen las negociaciones ganar - ganar?
Los actores en este caso están comprometidos desde el principio en llegar a este tipo de solución, su marco mental esta focalizado a buscar la opción donde se puedan encontrar puntos afines y que permitan sinérgica y llegar a otros acuerdos en el futuro, además de mantener una excelente relación de negocios. Esto tiene que ver mucho con los valores y principios que cada una de las personas, que no utilizan su poder de persuasión para tomar ventajas, si no que a través de su inteligencia interpersonal, entiende las necesidades de la otra persona y busca el bien común.
44. ¿Cómo se construye y para qué sirve un Diagrama de Árbol?
Un diagrama de árbol es un método gráfico para identificar todas las partes necesarias para alcanzar algún objetivo final. En mejora de la calidad, los diagramas de árbol se utilizan generalmente para identificar todas las tareas necesarias para implantar una solución.
Se emplea para descomponer una meta u objetivo en una serie de actividades que deban o puedan hacerse. A través de la representación gráfica de actividades se facilita el entendimiento de las acciones que intervendrán.
45. ¿Cómo se construye y para qué sirve una Matriz de Prioridades?
Matriz de Priorización. Son herramientas para tomar decisiones. Utilizando criterios ponderados y acordados, se emplean tales herramientas para asignar prioridades a aspectos, tareas u opciones posibles. Se basan en la combinación de un diagrama de árbol y uno matricial. Proporcionan un enfoque lógico a la elección de un conjunto de opciones, son ideales para elegir un problema para que lo ataque el equipo y estrechar una lista de soluciones potenciales para un problema.
1.- Reunir un equipo apropiado.
2.- Establecer el objetivo principal a alcanzar y las opciones que ayuden a lograrlo.
3.- Generar los criterios por los que se juzgarán las opciones.
4.- Juzgar cada criterio contra todos los demás.
5.- Comparar entre sí las opciones para todos los criterios retenidos.
6.- Compara cada opción con base en todos los criterios combinados.
Comparar la importancia de cada uno de ellos contra los demás por medio de la siguiente escala:
• 10 = Mucho más importante
• 5 = Más importante
• 1 = Más importante
• 1 / 5 = Más importante
• 1 / 10= Más importante
46. ¿Cómo se construye un Diagrama de flujo detallado y para qué sirve en esta fase?
El diagrama de flujo es una representación gráfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales y la psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de término
47. ¿Cómo se determinan las Sigmas a partir del rendimiento o de la fracción defectiva?
• 1sigma= 690.000 DPMO = 31% de eficiencia.
• 2sigma= 308.538 DPMO = 69% de eficiencia.
• 3sigma= 66.807 DPMO = 93,3% de eficiencia.
• 4sigma= 6.210 DPMO = 99,38% de eficiencia.
• 5sigma= 233 DPMO = 99,977% de eficiencia.
• 6sigma= 3,4 DPMO = 99,99966% de eficiencia.
7sigma= 0,019 DPMO = 99,9999981% de eficiencia
48. ¿Para qué se puede aplicar el Diagrama de Afinidad y de Pareto en esta fase?
Se puede aplicar para obtener resultado
FORTALEZAS: algo en lo que la empresa es buena para hacer. Patentes, experiencia, habilidades, recursos clave, tecnología, posición en el mercado, reputación, etc.
DEBILIDADES: algo que le falta a la empresa o es un condición en la que queda en desventaja. Poco flujo de caja, tecnología obsoleta, altos costos indirectos, sin personal calificado, imagen de mala calidad.
22. ¿qué son amenazas y oportunidades?
AMENAZAS. Situación externa del entorno en relación a los mercados, clientes, industria, reglamentaciones, etc. Que puede afectar negativamente los resultados de la empresa.
OPORTUNIDADES: situaciones ventajosas externas del entorno tales como mercado, económicas u otras que la empresa puede aprovechar para crecer o mejorar su desempeño.
23. ¿Qué es la administración del conocimiento?
Implica la adecuada explotación de datos e información para transformarlos en el conocimiento y entendimiento.
24. ¿Cuáles son los factores que contribuyen a la administración exitosa del conocimiento?
Sabiduría, entendimiento, conocimiento, información, datos.
25. ¿Qué es un sistema y cuáles son sus elementos?
Es el conjunto de elementos los cuales están relacionados entre si, de forma tal que un cambio en un elemento afectando a todos los que están enlazados. Es una estructura u organización donde se muestran claramente las relaciones.
CORRIENTE DE ENTRADA: Se le conoce que los sistemas abiertos para que puedan funcionar, deben importar a través de su corriente de entrada, ciertos recursos del medio, tales como insumos o energía que permiten su funcionamiento y manutención.
PROCESO DE CONVERSION: existe la presencia de un propósito u objetivo, así la energía que importan los sistemas sirve para mover y hacer actuar sus mecanismos particulares con el fin de alcanzar los objetivos para los cuales fueron diseñados.
CORRIENTE DE SALIDA: equivale a la exportación que hace el sistema al medio. Generalmente no existe una sino varias corrientes de salida. Se clasifican en negativas o positivas.
26. ¿Qué es un proceso y cuáles son sus elementos?
Proceso puede ser definido como un conjunto de actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno o más inputs (entradas) los transforma, generando un output (resultado). Las actividades de cualquier organización pueden ser concebidas como integrantes de un proceso determinado. De esta manera, cuando un cliente entra en un comercio para efectuar una compra, cuando se solicita una línea telefónica, un certificado de empadronamiento, o la inscripción de una patente en el registro correspondiente, se están activando procesos cuyos resultados deberán ir encaminados a satisfacer una demanda.
27. ¿Qué es un diagrama de alto nivel SIPOC?
SIPOC es una herramienta que consiste en un diagrama, que permite visualizar al proceso de manera sencilla y general. Este esquema puede ser aplicado a procesos de todos los tamaños y a todos los niveles, incluso a una organización completa.
Ejemplo
28. ¿Qué son los CTQs, KPIV y KPOVs?
Métodos simplificados para encontrar la clave del éxito del proceso.
29. ¿Cómo pueden impactar las relaciones de los grupos impactados (stakeholders) en los resultados?
Con el paso del tiempo, el impacto económico social y medioambiental de las actividades de la organización es un factor importante en la decisión de adquisición de productos y servicios. La influencia de las empresas se ha convertido en un factor preponderante en el avance o retraso de su entorno y de los grupos sociales afectados por su actuación. Dicho entorno y grupos sociales son denominados stakeholders que van adquiriendo una mayor amplitud como producto de la globalización, obligándolo a las empresas a ser un agente de cambio en la generación de valor económico; pero también medioambientales y sociales.
30. ¿Qué tipos de planes se pueden realizar para minimizar la resistencia al cambio de los grupos impactados?
Conocimiento, compromiso, marco normativo, diagnostico, objetivo, plan estratégico, implementación monitoreo, balance social y reconocimiento.
31. ¿Con que métodos se puede escuchar la voz del cliente interno y del externo?
Escuchar su voz e forma proactiva: Se busca la información con el cliente
Investigación de mercados, entrevistas a clientes, encuestas
Identificar las características importantes para el cliente
32. ¿Qué beneficios proporciona la casa de la calidad QFD para escuchar la voz del cliente?
Un método gráfico para expresar las relaciones entre los requerimientos del cliente y las características de diseño, forma la matriz principal. Permite organizar los datos de requerimientos y expectativas del cliente en una forma matricial denominada la casa de la calidad para escuchar al cliente y brindar mejores servicio y productos al cliente.
33. ¿Qué es el benchmarking y de cuantas formas se puede realizar?
Benchmarking es el proceso de mediciones los procesos internos de una organización a continuación la identificación, comprensión y excelente adaptación de las prácticas de otras organizaciones consideradas como las mejores en sus clases.
El benchmarking se puede llevar a cabo tanto en la parte industrial como en la comercial y administrativa pues no se limita a un área en especial.
34. ¿Qué elementos incluye la Gestión de proyectos?
El seguimiento activo es parte fundamental de la Gestión de Proyectos. Se basa en proveer de una adecuada visibilidad a la administración sobre la situación del proyecto, para identificar oportunamente cualquier desviación sobre lo planificado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas, siendo lo ideal preverlas, para actuar antes de que ocurran y así evitarlas o aminorarlas antes de que acontezcan.
• Visibilidad: Hace referencia a la actitud del líder, de cara a estar siempre enterado de cómo va el proyecto y las posibles desviaciones de los parámetros establecidos como metas. Y de los correctivos reguladores de la situación a futuro en diseño, diseñados y/o implementándose.
• Desviaciones: Si hay desviaciones, se deben cuantificar, en función del tiempo, dinero, talentos y recursos, además se debe cuantificar el grado de desviación, para determinar si es posible volver -a futuro- al camino correcto y cómo se lograría y cuánto costaría y se demoraría.
• Frecuencia: Cuanto más rápido se identifique una deficiencia en el proyecto más fácil será enmendarla, por eso se recomiendan análisis y revisiones semanales, para conocer y evaluar el estado del proyecto y regularlo continuamente
• Toma de decisiones: Después de ver en que se falla hay que tomar decisiones, para solventar el problema o desafío, se debe tener cuidado en la identificación de las causas de retraso y/o exceso en costos, pues a veces se esconden detrás de otros: no confundir causas con efectos ni medios con fines...
• Técnicas de seguimiento: Las herramientas más usadas, en la Gestión de Proyectos son evaluaciones, reuniones de petición y rendición de cuentas, revisiones crítico-constructivas afectuosas, reportes, software para planificación, simulación y control, sesiones de tormenta de ideas, etc. Conviene que todo el equipo envíe semanalmente reportes del grado de avance de sus tareas y actividades, de la manera más sencilla y eficaz de entender. Los reportes deben dar fe de: Alcance, Integración, Comunicación, Progreso, Tiempos, Costes, Productividad (calidad, eficiencia y efectividad), Flujo de caja / Rentabilidad, Riesgos, Desafíos/Problemas, Disponibilidad de Talentos y Recursos Materiales entre otros
35. ¿Qué son los costos de calidad?
Son aquéllos incurridos en el diseño, implementación, operación y mantenimiento de los sistemas de calidad de una organización, aquéllos costos de la organización comprometidos en los procesos de mejoramiento continuo de la calidad, y los costos de sistemas, productos y servicios frustrados o que han fracasado al no tener en el mercado el éxito que se esperaba.
Entre ellos existen otros costos los cuales son:
• Costos de prevención.
• Costos de valoración.
• Costos de falla
36. ¿Cuáles son los pasos necesarios para realizar un análisis de costo beneficio en proyectos?
Identifica los beneficios del proyecto.
• Identificar costos de proyecto.
• Expresarlos en montón.
• Determinar la ganancia neta.
37. ¿Cuáles son los principales indicadores utilizados para la justificación financiera de proyectos? de cambio en la generación de valor económico; pero también medioambientales y sociales.
Visión, misión, objetivos, metas, estrategias/tácticas, procesos, políticas, procedimientos, programas, enfoques, niveles, horizonte.
38. ¿Cómo se construye el diagrama PERT y que es un tiempo de holgura?
• Los nodos representan instantes del proyecto. Cada nodo representa el inicio mínimo de las tareas que tienen origen en dicho nodo y el final máximo de las tareas que llegan al mismo.
• Sólo puede haber un nodo inicial y un nodo final.
• La numeración de los nodos es arbitraria, si bien se reserva el número menor para el nodo inicial y el mayor para el nodo final.
• Las flechas representan tareas y se dibujan de manera que representen las relaciones de dependencia entre las tareas.
• No puede haber dos nodos unidos por más de una flecha.
•La Holgura de una actividad, es el tiempo que tiene ésta disponible para, ya sea, atrasarse en su fecha de inicio, o bien alargarse en su tiempo esperado de ejecución, sin que ello provoque retraso alguno en la fecha de término del proyecto.
39. ¿Cómo se determina la ruta crítica (Critical Path) en el diagrama PERT?
A los caminos continuos entre el nodo de inicio y el nodo de término del proyecto, cuyos arcos componentes son todas actividades críticas. Las rutas críticas se nombran por la secuencia de actividades críticas que la componen o bien por la secuencia de nodos por los que atraviesa.
40. ¿Qué es un equipo de trabajo y que beneficios representa para la empresa y sus miembros?
Es un número de personas indeterminado que se organizan para la realización de una determinada tarea y que están relacionadas entre sí, que como consecuencia de esa relación interactúan dentro del mismo equipo para alcanzar los objetivos que se han propuesto alcanzar, reconociendo que se necesitan las unas a las otras para dicho cumplimiento y reconociéndose con identidad propia como equipo. Además estas exigencias hacen que los roles de sus miembros se deban complementar.
Para los individuos
• Se trabaja con menos tensión al compartir los trabajos más duros y difíciles.
• Se comparte la responsabilidad al buscar soluciones desde diferentes puntos de vista.
• Es más gratificante por ser partícipe del trabajo bien hecho.
• Se comparten los incentivos económicos y reconocimientos profesionales.
• Puede influirse mejor en los demás ante las soluciones individuales que cada individuo tenga.
• Se experimenta de forma más positiva la sensación de un trabajo bien hecho.
• Las decisiones que se toman con la participación de todo el equipo tienen mayor aceptación que las decisiones tomadas por un solo individuo.
• Se dispone de más información que cualquiera de sus miembros en forma separada.
• El trabajo en grupo permite distintos puntos de vista a la hora de tomar una decisión. Esto enriquece el trabajo y minimiza las frustraciones.
• Podemos intercambiar opiniones respetando las ideas de los demás:
• Logra una mayor integración entre las personas para poder conocer las aptitudes de los integrantes.
Para las empresas y organizaciones
• Aumenta la calidad del trabajo al tomarse las decisiones por consenso.
• Se fortalece el espíritu colectivista y el compromiso con la organización.
• Se reducen los tiempos en las investigaciones al aportar y discutir en grupo las soluciones.
• Disminuyen los gastos institucionales.
• Existe un mayor conocimiento e información.
• Surgen nuevas formas de abordar un problema.
• Se comprenden mejor las decisiones.
• Son más diversos los puntos de vista.
• Hay una mayor aceptación de las soluciones.
41. ¿Qué estructura se recomienda que tengan las agendas de las reuniones de los equipos?
Objetivo de la reunión, fecha, aviso, invitación, número y capacidad de los participantes, duración, agenda, fecha de la siguiente reunión.
42. ¿Qué es la resistencia al cambio y por qué aparece?
Es desconcertarse por la gran cantidad de formas que adopta, se manifiesta en huelgas, menor productividad, trabajo defectuoso e incluso sabotaje, demoras y ausentismo mayores, solicitudes de traslados, renuncias, pérdida de motivación, moral más baja y tasas de accidentes o errores más altas.
43. ¿Qué características tienen las negociaciones ganar - ganar?
Los actores en este caso están comprometidos desde el principio en llegar a este tipo de solución, su marco mental esta focalizado a buscar la opción donde se puedan encontrar puntos afines y que permitan sinérgica y llegar a otros acuerdos en el futuro, además de mantener una excelente relación de negocios. Esto tiene que ver mucho con los valores y principios que cada una de las personas, que no utilizan su poder de persuasión para tomar ventajas, si no que a través de su inteligencia interpersonal, entiende las necesidades de la otra persona y busca el bien común.
44. ¿Cómo se construye y para qué sirve un Diagrama de Árbol?
Un diagrama de árbol es un método gráfico para identificar todas las partes necesarias para alcanzar algún objetivo final. En mejora de la calidad, los diagramas de árbol se utilizan generalmente para identificar todas las tareas necesarias para implantar una solución.
Se emplea para descomponer una meta u objetivo en una serie de actividades que deban o puedan hacerse. A través de la representación gráfica de actividades se facilita el entendimiento de las acciones que intervendrán.
45. ¿Cómo se construye y para qué sirve una Matriz de Prioridades?
Matriz de Priorización. Son herramientas para tomar decisiones. Utilizando criterios ponderados y acordados, se emplean tales herramientas para asignar prioridades a aspectos, tareas u opciones posibles. Se basan en la combinación de un diagrama de árbol y uno matricial. Proporcionan un enfoque lógico a la elección de un conjunto de opciones, son ideales para elegir un problema para que lo ataque el equipo y estrechar una lista de soluciones potenciales para un problema.
1.- Reunir un equipo apropiado.
2.- Establecer el objetivo principal a alcanzar y las opciones que ayuden a lograrlo.
3.- Generar los criterios por los que se juzgarán las opciones.
4.- Juzgar cada criterio contra todos los demás.
5.- Comparar entre sí las opciones para todos los criterios retenidos.
6.- Compara cada opción con base en todos los criterios combinados.
Comparar la importancia de cada uno de ellos contra los demás por medio de la siguiente escala:
• 10 = Mucho más importante
• 5 = Más importante
• 1 = Más importante
• 1 / 5 = Más importante
• 1 / 10= Más importante
46. ¿Cómo se construye un Diagrama de flujo detallado y para qué sirve en esta fase?
El diagrama de flujo es una representación gráfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales y la psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de término
47. ¿Cómo se determinan las Sigmas a partir del rendimiento o de la fracción defectiva?
• 1sigma= 690.000 DPMO = 31% de eficiencia.
• 2sigma= 308.538 DPMO = 69% de eficiencia.
• 3sigma= 66.807 DPMO = 93,3% de eficiencia.
• 4sigma= 6.210 DPMO = 99,38% de eficiencia.
• 5sigma= 233 DPMO = 99,977% de eficiencia.
• 6sigma= 3,4 DPMO = 99,99966% de eficiencia.
7sigma= 0,019 DPMO = 99,9999981% de eficiencia
48. ¿Para qué se puede aplicar el Diagrama de Afinidad y de Pareto en esta fase?
Se puede aplicar para obtener resultado
en el diagrama de afinidad para encontrar en que se relaciona y en el Pareto encontrar resultados que se obtienen de distintas formas para un solo fin.
49 ¿Cómo se forma un Diagrama de Árbol con necesidades, Drivers y CTQs?
Críticos para la calidad (CTQs) = Y`s: n Traduce los requerimientos para completar el diagrama y sea más útil en la empresa.
50. ¿Qué información resultante se puede obtener de esta fase de definición?
Procesos variables la importancia del cliente la satisfacción de este la calidad del producto.
49 ¿Cómo se forma un Diagrama de Árbol con necesidades, Drivers y CTQs?
Críticos para la calidad (CTQs) = Y`s: n Traduce los requerimientos para completar el diagrama y sea más útil en la empresa.
50. ¿Qué información resultante se puede obtener de esta fase de definición?
Procesos variables la importancia del cliente la satisfacción de este la calidad del producto.
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